Guía de miDeCA

1. Empezar en cinco minutos

No hace falta preparar nada antes: puedes crear la primera carta de porte y dar de alta los datos sobre la marcha, según te vayan haciendo falta. Si prefieres dejarlo listo, en el menú de la izquierda tienes:

• Clientes y transportistas: empresas con su razón social, NIF y domicilio. La misma ficha vale como cargador en un viaje y como destinatario en otro.
• Vehículos: matrícula del tractor y, si lo lleva, del remolque.
• Conductores: nombre, NIF y su móvil con prefijo (+34…) para poder mandarle el documento por WhatsApp.
• Lugares: canteras, plantas, obras, almacenes… los sitios de carga y descarga que repites.

En cada selector del formulario hay un botón para crear el dato en ese momento, sin salir de la pantalla.

2. Emitir una carta de porte

Nueva carta de porte y rellenas lo que exige la norma. Son ocho cosas:

1. Quién contrata el transporte (cargador contractual), con NIF y domicilio.
2. Quién lo realiza (transportista efectivo), con NIF.
3. Origen y destino del envío.
4. Qué se transporta y cuánto pesa. Si el peso no se puede determinar, se pone otra magnitud (metros cúbicos, unidades…).
5. Fecha del transporte.
6. Matrícula del tractor y del remolque.
7. Autorización especial de circulación, solo si la lleva.
8. Observaciones, si hacen falta.

Puedes guardar el borrador y terminarlo luego. Al pulsar Emitir se genera el PDF con su código QR y su dirección propia, y se queda la hora exacta de emisión. Desde ese momento el documento ya existe para la inspección.

¿Haces siempre los mismos viajes? En una carta de porte ya emitida tienes Repetir: crea otra con los mismos datos y solo cambias fecha y peso.

3. Dársela al conductor

En la ficha del documento, en Compartir, tienes cuatro maneras:

• WhatsApp: abre tu WhatsApp con el mensaje y el enlace preparados, y eliges el chat.
• WhatsApp automático: si la empresa lo tiene configurado, lo manda miDeCA desde el número de la empresa, con el PDF adjunto, y luego se ve si le llegó y si lo leyó.
• Descargar el PDF o el QR para imprimirlo o adjuntarlo al albarán.
• Copiar el enlace y mandarlo por donde quieras.

Lo que tiene que llevar el conductor es el código QR (en el móvil o impreso). Con él, quien lo escanee descarga el documento al momento.

4. Qué ve la inspección

Al escanear el QR se descarga directamente el PDF: sin registrarse, sin contraseñas y sin pantallas intermedias, como exige la norma. Cada descarga queda registrada con fecha, hora y dirección IP, así que puedes demostrar que el documento estuvo disponible.

La dirección de cada documento es única y no se puede adivinar: nadie ve las cartas de porte de tu empresa si no le das el enlace.

5. Si algo cambia por el camino

La norma admite dos formas, y miDeCA hace las dos:

Un cambio de vehículo tiene que constar siempre. En la duda, sustituye.

6. Terminar el servicio y conservar

• Finalizar el servicio cuando se ha entregado la mercancía. Puedes ajustar la fecha y la hora.
• La dirección del documento sigue funcionando 7 días naturales después de finalizar; luego deja de descargarse (responde «ya no disponible»), pero el fichero se conserva.
• Los documentos se guardan un año como mínimo, incluidas las versiones sustituidas. No tienes que hacer nada.
• Si no finalizas nada, no pasa nada: el documento sigue disponible.

7. Tu equipo y tus datos

• En Configuración › Usuarios invitas a quien trabaje contigo. Hay dos papeles: administrador (puede todo, incluida la configuración) y operador (emite y gestiona cartas de porte y datos).
• Cada empresa solo ve lo suyo. Tus cartas de porte, clientes y vehículos no los ve ninguna otra empresa.
• Puedes entrar desde el móvil: en el navegador, «Añadir a pantalla de inicio» y funciona como una aplicación.
• Se puede activar la verificación en dos pasos y entrar con llave de acceso (huella o cara) desde tu perfil.

8. Desde tu programa de gestión

Si ya emites albaranes en un ERP o en el programa de la báscula, no hace falta teclear dos veces: miDeCA tiene una API para que tu programa emita la carta de porte y se quede con la URL y el QR para imprimirlos en el albarán. En Configuración › Tokens API creas la clave, y tu informático tiene la documentación en https://mideca.gpinfor.com/docs/api.

9. Qué cuesta

Se paga por carta de porte emitida: 0,10 € + IVA y 0,07 € + IVA cuando pasas de 1.000 en el mes (todas las de ese mes) . Sin cuota fija ni permanencia. Los borradores y las correcciones sobre un documento ya emitido no se cobran. Los usuarios, vehículos y clientes son los que necesites.

Y si traes a otra empresa desde Invita y ahorra, te descontamos de tu factura el 100 % de las cartas de porte que ella emita.

10. Dudas frecuentes

¿El conductor necesita llevar papel?

No es obligatorio llevarlo en papel: basta con que pueda mostrar el documento electrónico, y para eso está el QR. Si el conductor se maneja mejor con papel, imprime el PDF: lleva el mismo QR.

¿Y si el conductor se queda sin cobertura?

El PDF que le mandas queda guardado en su móvil, así que lo puede enseñar sin datos. El QR lo escanea el inspector con su propio teléfono.

¿Puedo emitirla después de salir el camión?

La norma dice que el documento debe existir antes de iniciarse el transporte. En el PDF consta la hora exacta de emisión, así que emítelo en la báscula.

Me he equivocado en el peso, ¿qué hago?

Si el camión ya va de camino, usa Modificar: el dato viejo queda tachado con el motivo y el QR del conductor sigue valiendo. Si el cambio es de fondo, sustituye el documento.

¿Puedo borrar una carta de porte?

Los borradores sí. Una vez emitida, no: la norma obliga a conservarla. Lo que se hace es sustituirla o finalizarla.

¿Quién puede ver mis documentos?

Solo los usuarios de tu empresa y quien tenga el enlace del documento (el que le das al conductor o a la inspección). Ninguna otra empresa ve nada tuyo.

¿Hace falta firma?

No. La norma no exige firma en el documento de control, y esta versión no la incluye.

¿Sirve también como carta de porte?

Sí: el documento reúne el control administrativo y la carta de porte. Los datos comerciales (precio, portes, plazos, reservas) son opcionales y solo salen impresos si los rellenas.